Arkusz kalkulacyjny – tłumaczenie Excela sposoby

Arkusz kalkulacyjny – jak tłumaczyć dokumenty Excela

Arkusz kalkulacyjny to znakomite narzędzie do wykonywania obliczeń i zestawiania danych. Stąd jest ulubionym programem do tworzenia i przechowywania wszelkiego typu list. Są to raporty, zestawienia statystyczne, wszelkiego rodzaju rachunki.

Arkusz kalkulacyjny – ulubione narzędzie w każdym biurze

Arkusz kalkulacyjny jest coraz częściej wykorzystywany do sporządzania katalogów części, a nawet dokumentacji technicznych czy instrukcji obsługi.

Efekt to coraz bardziej złożone dokumenty tworzone właśnie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Kiedyś były to takie programy jak Lotus 1-2-3 czy Quattro Pro firmy Borland.

Obecnie standardem jest Microsoft Excel wchodzący w skład Microsoft Office, choć dzielnie depczą mu po piętach Calc (darmowy pakiet biurowy LibreOffice) oraz WPS Spreadsheets (darmowy pakiet biurowy WPS Office).

Stąd, obok dokumentów tworzonych głównie z myślą o publikowaniu, właśnie dokumenty przygotowywane w arkuszach kalkulacyjnych coraz częściej trafiają na biurko tłumacza.

Jak najlepiej przetłumaczyć arkusz kalkulacyjny? Co jest przy tym ważne, jak można sobie ułatwić i usprawnić pracę?

Poniżej przedstawiamy trzy metody tłumaczenia plików arkuszy kalkulacyjnych. Za przykład weźmiemy Microsoft Excel, arkusz pakietu, który niepodzielnie rządzi na rynku oprogramowania biurowego.

Tłumaczenie w Excelu

Pierwsza metoda polega na tłumaczeniu bezpośrednio w arkuszu kalkulacyjnym. Kiedy to dobry wybór?

Jeśli mamy do czynienia z bardzo prostym tekstem lub zupełnie odwrotnie – szczególnie złożonym dokumentem. Wtedy nie zawsze warto próbować przenosić tekst do innego, bardziej odpowiedniego do tłumaczenia formatu.

Zależnie od tego, czy tłumaczenie ma być dodatkowo sprawdzane, czy nie – tłumaczenie może być wpisywane bezpośrednio w miejsce oryginalnego tekstu. Jeśli natomiast wskazana jest dodatkowa kontrola, najlepiej wpisywać tłumaczenie w kolumnie obok.

W ten sposób oryginalny tekst mamy w jednej kolumnie, a tłumaczenie obok w drugiej. Takie tłumaczenie łatwo porównywać z oryginalnym tekstem.

Nie koniec jednak na tym. Microsoft Excel oferuje wiele dodatkowych możliwości w zakresie kontroli i porównywania tekstu.

Przykładem może być automatyczne sprawdzanie spójności tłumaczonego tekstu, a nawet automatyczne tłumaczenie komórek arkusza o powtarzającej się zawartości.

Możliwości tego rodzaju możemy uzyskać poprzez odpowiednie zastosowanie formuł i makropoleceń VBA.

Microsoft Word – środowisko idealne dla tłumacza

Druga metoda to przeniesienie danych z arkusza Excela do edytora tekstu. Jeśli używamy pakietu Microsoft Office, naturalnym wyborem jest Microsoft Word.

Kiedy dane z arkusza warto kopiować do Worda i jaki może być z tego zysk?

Dane przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym można bez większych problemów skopiować do Worda, jeśli układ danych nie jest zbyt złożony. W przeciwnym razie możemy mieć problem z wklejeniem gotowego tłumaczenia z powrotem do Excela.

Jak wyglądają dane skopiowane z Excela do Worda? Zależnie od tego, jaką opcję wybierzmy przy wklejaniu, może to być tekst lub tabelka z tekstem. Domyślnie to właśnie tabelka z tekstem i tego wyboru radzimy się trzymać.

Dodatkowo, jeśli tekst w Excelu był w jakiś sposób sformatowany (miał określony kolor, pogrubienie itp.), po wklejeniu do Worda atrybuty te raczej zostaną zachowane.

Po co kopiować dane z Excela do Worda?

Są co najmniej dwa powody:

  • funkcja sprawdzania pisowni
  • narzędzie śledzenia zmian / scalania dokumentów

Microsoft Word – sprawdzanie pisowni

Pierwsze to dość ważne przy tłumaczeniu narzędzie, pomagające pozbyć się większości przypadkowych literówek, a w przypadku osób o gorszej znajomości języka – także błędów ortograficznych.

Podobnej funkcji nie znajdziemy w arkuszu kalkulacyjnym. Dlatego, aby uniknąć „głupich” błędów podczas tłumaczenia, warto na koniec użyć automatycznego sprawdzania pisowni Worda.

Dodatkowa kontrola tłumaczenia

Narzędzie śledzenia zmian natomiast, to niezwykle ważny element na etapie kontroli i dbania o wysoką jakość tłumaczenia. Po tłumaczeniu dokument Worda może trafić do kontroli u innego tłumacza.

Po dokonaniu sprawdzenia pierwszy tłumacz lub inna osoba decyzyjna ma możliwość dokładnego przyjrzenia się naniesionym poprawkom. Dodatkowo, część z nich może zaakceptować, a część, jeśli się z nimi nie zgadza, odrzucić.

Na koniec pozostaje skopiować gotowe tłumaczenie do Excela. Zwykle nie przysparza to większych problemów. Standardowe atrybuty tekstu powinny zostać zachowane.

Word do Excela – problem z podziałem wiersza

Problemem mogą być komórki, które oryginalnie zawierały więcej niż jedną linijkę tekstu. Chodzi jednak nie o tekst zawinięty, ale ze wstawionym znakiem podziału wiersza. Znak taki wprowadza się w Excelu podczas edycji tekstu w komórce poprzez naciśnięcie klawiszy {ALT}+{ENTER}.

Podobne komórki skopiowane do Worda będą zawierały znak ręcznego podziału wiersza. Problem w tym, że po skopiowaniu z powrotem tabeli z Worda do Excela gotowego tłumaczenia znaki ręcznego podziału wiersza nie są prawidłowo rozpoznawane. Skutek jest taki, że Excel rozpoznaje je jako znaki akapitu i w miejscach ich występowania przenosi tekst do kolejnej komórki. Na koniec mamy więcej wierszy w kolumnie danych, niż to było w oryginale.

Rozwiązanie

Przed skopiowaniem tłumaczenia do Excela zamieniamy w Wordzie znak ręcznego podziału wiersza na wybrany ciąg znaków, np. „{PODZIAŁ}”.

Następnie kopiujemy tabelę do Excela i zamieniamy „{PODZIAŁ}” na właściwy znak podziału.

Ponieważ Excel nie oferuje tak rozbudowanej funkcji Znajdź/Zamień jak Word, możemy do tego celu wykorzystać makropolecenie.

Rejestrujemy operacje Znajdź/Zamień zamiany naszego kodu „{PODZIAŁ}” na jakiś inny tekst, np. na „{aaa}”.

Po tym wyświetlamy listę makropoleceń. Wybieramy ostatnio zarejestrowane makro i klikamy „Edycja”. W kodzie makropolecenia zamieniamy tekst:

Replacement:=”{aaa}”

na

Replacement:=ChrW(10)

Po tym jeszcze raz wklejamy tłumaczenie z Worda do Excela (znaki ręcznego podziału wiersza muszą być uprzednio zamienione na „{PODZIAŁ”) i uruchamiamy ostatnio zarejestrowane i zmienione makro. Tekst {PODZIAŁ} zostanie zastąpiony na właściwy w Excelu znak podziału wiersza i wszystko powinno być w porządku.

Arkusz kalkulacyjny i narzędzia wspomagające tłumaczenie

Trzecia metoda tłumaczenia danych Excela to użycie programu wspomagającego tłumaczenie. Może to być Trados lub inny program obsługujący format Microsoft Excel.

Wykorzystanie narzędzia CAT to optymalne rozwiązanie. Zapewnia ono najlepszą kontrolę i dokładność tłumaczenia.

Jeżeli nie mamy dostępu do tłumacza, który dysponuje odpowiednim programem tego typu, warto skorzystać z pomocy profesjonalnego biura tłumaczeń. Zyskamy pewność, że dane z naszego arkusza kalkulacyjnego zostaną dokładnie przetłumaczone, a w przypadku tego typu danych dokładność jest najważniejsza.

Arkusz kalkulacyjny – tłumaczenie podsumowanie

Metodę tłumaczenia danych naszego arkusza kalkulacyjnego powinniśmy dopasować do posiadanych możliwości, ale i potrzeb.

Tłumaczenie w Excelu ma swoje zalety. To program bardzo szybko operujący danymi. W przypadku zestawień składających się z kilku tysięcy wierszy żaden inny program nie dorówna mu w szybkości. W takim przypadku kopiowanie danych do Worda to najgorszy wybór, ponieważ Word dość słabo sobie radzi z dłuższymi tabelami.

Microsoft Word to z kolei niezłe rozwiązanie w przypadku nieco krótszych tabel, zwłaszcza o mniej skomplikowanej strukturze.

Najlepsza i najbardziej profesjonalna metoda to z kolei użycie programu wspomagającego tłumaczenie typu Trados czy Transit. W przypadku danych wymagających najwyższej dokładności to narzędzia nie do przecenienia.